" Er du fremtidens HK'er"  -  på DTU-Sletten?

 

Der er uddannet 11 DTU-projektholdere. En af disse har forladt DTU i løbet af 2000.
Den 5. marts 2001 har projektholderne dannet en netværksgruppe, der har til formål at udbrede projekt-resultater indtil nu og at støtte hinanden i den videre proces. Flere af projekterne er i stadig proces, og det vil derfor være milepæle vi taler om og ikke færdige resultater.
Dorthe Skovgård Lund er koordinator i netværksgruppen.

Det store projekt udgår fra  L F H U -  Landsforeningen For de Højere Uddannelsesinstitutioner - under HK/STAT DK, og der er et websted under udarbejdelse, hvor samtlige projekter bliver beskrevet.  Hvis du vil læse mere om det store projekt, kan du bruge følgende adresse  http://www.lfhu.dk/FremtidensHKer.html

I den kommende tid vil vi lægge DTU-projektbeskrivelser ind på denne side. På nuværende tidspunkt ligger emnerne:

  1. HK'erne som aktive medspillere på DTV  Dorthe Skovgård Lund - DTV
  2. Er du en selvstarter - eller vil du gerne være det? En udviklingsguide for institutsekretærer på Danmarks Tekniske Universitet   Annemette Lund (IMM) og Annette Bærentzen (BKM)
  3. Omstrukturering og kvalitetssikring af regnskabsfunktionen  Hjørdis Jensen (KT)
  4. Handsker  - for din sikkerhed.(tidligere ombygning af bygn. 309 )   Line Groth-Andersen (FYS)
  5. Kortlægning  af AKP instituttets administative funktioner  Anni Christensen/Lill Nielsen (AKP)


Siden er sidst opdateret 26/4/01    jkl@imm.dtu.dk



HK'erne som aktive medspillere på DTV
Projektevaluering             Dorthe Skovgård Lund         (se også den fulde beskrivelse)
(forkortet udgave)

Forord
I maj 1998 påbegyndte undertegnede uddannelsen "Er du fremtidens HK'er på de højere uddannelsesinstitutioner". Grundelementet i uddannelsen er at beskrive, udvikle, gennemføre og evaluere et projekt på den institution, hvor man er ansat.
På DTV udformedes en projektbeskrivelse over emnet "HK'erne som aktive medspillere på DTV". Herunder var der udformet et antal problemstillinger, som HK'erne og lederne skulle arbejde med og fremkomme med overvejelser- og løsningsforslag til. Der blev udarbejdet en tidsplan, herunder en oversigt over det anslåede tidsforbrug samt det anslåede beløb i kr. som projektet estimeret ville koste at gennemføre. Projektdeltagerne blev opdelt i delprojektgrupper og skulle foruden de fremkomne forslag rapportere tilbage om tidsforbruget.

Projeketets mål
Det overordnede mål lød:
"Det er projektets formål at udvide HK'ernes arbejdsområder på DTV gennem aktiv projektdeltagelse, evt. med henblik på at øge muligheden for varetagelse af koordinerende opgaver i kraft af deres kvalifikationer på tværs af nuværende faggrænser".
Dette skulle ske ved:

  1. at involvere alle HK'erne og deres ledere på DTV i projektet
  2. at alle følte ansvar for at opgaven blev løst ved aktiv deltagelse
  3. at "træne" deltagerne i projektarbejde
  4. at samle alle deltagerne (ledere og medarbejdere) om eet fælles "omdrejningspunkt"
  5. at få løst nogle specifikt formulerede problemstillinger 1
  6. at efterfølgende implementere projektet som een langvarig proces på DTV
Delprojektgruppernes arbejde
Den 25. februar afholdt alle deltagende HK'ere og deres ledere et evalueringsseminar, for at bearbejde delprojektgruppernes fremkomne overvejelser og forslag. Under seminaret blev det besluttet at arbejde videre med følgende ideer:

Etablering af projektliste på intranettet
At efterfølge forslaget fra delprojektgruppen, der arbejdede med omformulering af stillingsannoncer. Derudover, at man (når det anses for muligt) søger medarbejdere efter kvalifikationer
At efterbehandle lønproblematikken i Romeogruppen2
Derudover fremkom der en del små ideer og forslag, som man individuelt arbejder videre med i afdelingerne, hvor de henhører.
Det blev endvidere besluttet, at de arbejdsudvalg i ROMEO-gruppen, hvor delprojektgruppernes forslag skal indgå, skal bestå af mindst een projektdeltager, som har været med til at fremkomme med delprojektforslaget.

Er formålet med projektet blevet opfyldt?
Under projektforløbet, hvor delprojektgrupperne gennem flere måneder arbejdede med problemstillingerne, blev der udvist stor entusiasme og engagement. Hele projektet blev taget meget seriøst af både medarbejdere og ledere og efterfølgende er der taget konkrete tiltag på baggrund af arbejdet. En stor sidegevist har været, at projektdeltagerne efterfølgende udviser større selvtillid og dermed kaster sig ud i større opgaver, hermed er hensigten om at implementere projektet som een langvarig proces også opnået.                       (DSL. 4. juni 1999)



Er du en selvstarter - eller vil du gerne være det?
En udviklingsguide for institutsekretærer på Danmarks Tekniske Universitet   Annemette Lund (IMM) og Annette Bærentzen (BKM)

Projektinformation
1. Institution Danmarks Tekniske Universitet (DTU), 2800 Lyngby
2. Fakultet/adm.enhed  -
3. Institut Institut for Matematisk Modellering (IMM) og Institut for Bærende Konstruktioner og Materialer (BKM)
4. Navn på projektleder Annemette Lund (IMM) og Annette Bærentzen (BKM)
5. E-mail, tlf. og fax.  al@imm.dtu.dk - tlf. 45253393, fax 45881367 og ab@byg.dtu.dk - tlf. 45151734, fax 45883282
6. Hold nr.: 2
7. Projekttitel Er du en selvstarter - eller vil du gerne være det? - En udviklingsguide for institutsekretærer på Danmarks Tekniske Universitet
8. Formål
At give institutsekretærer kompetence til at udfylde funktionen, også i fremtiden. Denne kompetence kan kortlægges gennem
a) Individuel jobplanlægning - b) Medarbejdersamtale - c) jobfunktionsbeskrivelse - d) Løbende inspiration til udvikling - e) Synliggørelse af overlap
f) Synliggørelse af jobfunktionen in- og eksternt - g) Etablering af erfagrupper
9. Projektets tidsplan Projektbeskrivelse forventes færdig ultimo februar 1999 - Udsendes til  brugere umiddelbart efter. - Opfølgning/evaluering ultimo år 1999 og 2000.
10. Projektbeskrivelse (10 linier)
En udviklingsguide for institutsekretærer til inspiration for og igangsætning af en udvikling, der matcher omverdenens løbende og øgede krav til faglig og personlig kompetence.
Guiden bygger dels på læring i forbindelse med kursusforløbet Fremtidens HK'er, dels på interviews med et antal institutsekretærer og institutledere på DTU og dels på egne erfaringer. Guiden opremser et antal basiskompetencer , videregående fagspecifikke kompetencer,  øvrige videregående kompetencer (anvendelse specifik for DTU), strukturelle kompetencer, personlige kompetencer. Guiden er tænkt som et redskab til systematisk langsigtet udvikling.
11.Projektkategori
jobudvikling  -  kvalifikationsudv. af HK'er -  ressourceudnyttelse/styring  -  kompetenceudv/charge til HK'er



Omstrukturering og kvalitetssikring af regnskabsfunktionen       Kontorfuldmægtig Hjørdis Jensen
Projektinformation

1.Institution Danmarks Tekniske Universitet
2. Fakultet/adm.enhed
3.Institut Institut for Kemiteknik
4.Navn på projektleder Kontorfuldmægtig Hjørdis Jensen
5.E-mail, tlf. og fax. hj@kt.dtu.dk - Tlf. 4525 2810 - Fax 4588 2258
6.Hold nr.:  5
7. Projekttitel Omstrukturering og kvalitetssikring af regnskabsfunktionen
8. Formål  Samling af regnskabs-kontorets funktioner. - Forbedring af information omkring regnskabskon-torets funktioner. - Reduktion af arbejds-gange.
Bedre service til projekt-lederne.
9. Projektets tidsplan  Januar 1999 til oktober 1999 - Herefter løbende udvikling og opfølgning.
10. Projektbeskrivelse (10 linier)
Regnskabskontorets nuværende funktion: Regnkab og personalesager.
Alle opgaver omkring regnskab og personale samles i regnskabsfunktionen til frigørelse af VIP til varetagelse af undervisning. Dette giver instituttets medarbejdere 1 højst 2 kontaktpersoner samtidig med, at det giver regnskabskontorets 2 medarbejdere den fulde indsigt samt det fulde ansvar for opgavernes udførelse.
Ved arbejdsgangsbeskrivelser o. lign., der i relevant omfang lægges på KT's interne hjemmeside, forbedres informationen omkring opgaverne med angivelse af tidsfrister for de involverede parter.
Ved større brug af databaser rationaliseres arbejdsgangene ved genbrug af data.
I samarbejde med konsulent udarbejdes rapporteringssystem indeholdende data fra DTU's officielle økonomisystem opbygget på en mere informativ måde samt med adgang til de enkelte transaktioner. Projektlederne gives de-central adgang til egne data.
Ved samling af - samt rationalisering af opgaverne kan ydes bedre service.
11.Projektkategori
jobudvikling  -  kvalifikationsudv. af HK  -  arbejdsgange  -  forenkling og rationalisering  -  samling af administration



Projekttitel : handsker  - for din sikkerhed.(tidligere ombygning af bygn. 309 )   Line Groth-Andersen

Arbejdsplads: Institut for Fysik, bygn. 309, DTU
Leder: Erik Mosekilde

Formålet: At finde brugbare handsker, som kan erstatte latex-handsken  på
DTUs laboratorier.
Medvirkende: Projektleder Line Groth-Andersen
En handskegruppe bestående af 5-6 personer. Sikkerhedsafdelingens repræsentant Lene Hjerrild.
Ud af handskegruppen bør specielt Karen Jensen fremhæves,da hun har foretaget målinger på 4-H Handsken og Ansells Barrierehandske.
Målgruppe: Samtlige laboranter på DTU og forhåbentlig flere andre Højere Læreanstalter,der er da allerede vist interesse for det?
Projektets tidsplan:  Aflevering af færdig rapport  d. 10 dec.-99
I onsdags afsluttede jeg selve målingerne på de 15 handsketyper jeg har afprøvet. Jeg har afsendt brev til producenter og leverandører om at få lov
til at offentliggøre data. Et par har sagt JA- en enkelt NEJ!
Tilbage:        1. At vurdere resultater
                   2. Sammenligne gennemtrængningstid/gennembrud af opløsningsmidlet for handsken  med opgivne data fra leverandør og producent side.
                   3. Beskrivelse af apparatur og målemetode.
                   4.Bilag om andre målemetoder
                   5. Oplæg til en central handskeprocedure på DTU
                   6. Konklusion



KORTLÆGNING AF AKP INSTITUTTETS ADMINISTRATIVE FUNKTIONER  Anni Christensen/Lill Nielsen

FORORD
Danmarks Tekniske Universitets konsistorium tiltrådte på et møde den 20. november 96 rektors indstilling om, at der pr. 1.1.97 etableredes et nyt Maskin-diplominstitut ved sammenlægning af Institut for Anvendt Konstruktion og Produktion, AKP - Lyngby og   Institut for Skibs- og Maskinteknik, ISM - Helsingør.
Fusionen er lykkedes med et godt resultat.  Alle medarbejdere har arbejdet fuldhjertet på at sikre såvel en kvalitetsmæssig forsvarlig gennemførelse af den daglige undervisning som de daglige administrative opgaver og deltaget aktivt i en fremadrettet løsning af en række vigtige integrationsopgaver, blandt disse skal nævnes:

- ISM-Helsingør's  ``nedflytning'' til Lyngby (studerende, udstyr m.v.)
- intern organisation af VIP og TAP samt lokalemæssig placering af medarbejderne,
- indretning af laboratorier, databarer, værksteder, kontorer,
- budgetsammenlægning,
- revideret studieplan.
Om projekt "Er du fremtidens HK'er på de højere uddannelsesinstitutioner
Vort projekt tager udgangspunkt i ``Er du fremtidens HK'er på de højere uddannelsesinstitutioner'', som er et LFHU-projekt (LandsForeningen for de Højere Uddannelses- institutioner). LFHU-projektet finansieres blandt andet af EU, HK-forbundets udviklingsfond, Finansministeriets omstillingsfond, Nordisk Råd og Forskningsministeriet. Projektets igangsættelse og udvikling bygger på metoden Action Reflection Learning, ARL, som er et princip for organisering af læreprocesser. PROJEKTLEDERE Aase Pedersen, Matematisk Institut, Aarhus Universitet. Lisbeth Rosted, Personaleuddannelsessekretariatet, Aalborg Universitet.
Beskrivelse af uddannelsens forløb: Uddannelsen strækker sig over 4 seminarer.
Seminar 1
5 dages seminar med henblik på kortlægning, afklaring af fremtidsperspektiver, beskrivelse af projekt og strategi samt formulering af plan for det videre arbejde på egen institution.
Seminar 2
3 dages seminar med henblik på at definere endelige udviklingsprojekter samt formulering af handlingsplaner.
Seminar 3
2 dages seminar med henblik på at udveksle erfaringer, koordinere og videreudvikle ideer, få ny inspiration og at sætte konkrete mål.
Seminar 4
2 dages seminar med henblik på evaluering samt beskrivelse af det videre arbejde på institutionen, trække på erfaringer fra hinanden.
Til hvert hold var udpeget 20 deltagere ``ambassadører''. Deltagerne blev sammen med deres ledere interviewet med henblik på at afprøve kvalifikationer til at indgå i processen.
Institutionslederne deltog én dag på seminar 1 og under hele seminar 4.
På seminar 2 besluttede vi at arbejde med projekt med arbejdstitlen: ``Kortlægning af AKP instituttets administrative funktioner''.
BESKRIVELSE AF DTU-PROJEKTET
Efter ovenstående proces er tiden nu kommet til, at vi vil se på de administrative funktioner og Teknisk Administrativt Personale, TAP-kontor medarbejdernes daglige rutiner.
Det overordnede formål med revurdering af de administrative funktioner er - med de disponible TAP-k ressourcer - at få en effektiv opgaveløsning og informationsudveksling, der samtidig tilfredsstiller de prioriterede behov og ønsker hos studerende, lærere og administrative medarbejdere.
Mere specifikt er det formålet
- at gøre de administrative funktioner overskuelige for studerende og medarbejdere ved så vidt muligt at samle logisk sammenhængende opgaver ét sted,
- at fjerne unødvendige eller lavt prioriterede aktiviteter,
- at forenkle de nødvendige/prioriterede aktiviteter og gøre kommunikationsvejene korte og direkte (ingen dobbeltregistreringer, ingen ``data- og papirflytningsaktiviteter''),
- at opnå en rimelig fordeling af arbejdsbelastningen, såvel mellem lærere og sekretærer som mellem sekretærerne indbyrdes,
- samtidig med, at hver TAP-k medarbejder - af hensyn til effektiviteten og overskue-
ligheden - søges tildelt en række logisk sammenhængende opgaver, også at sikre et sådant samarbejde og en sådan fleksibilitet i sekretærgruppen, at de højst
prioriterede opgaver kan udføres i tilfælde af fridage, sygdom og andet fravær.
- at institutledelsen og TAP-k gruppen har et fælles ansvar for at de administrative funktioner fungerer tilfredsstillende i det daglige (studerende, lærere m.fl. er i princippet ligeglade med hvem der ``glemmer'' og ``fejler'').
- at inddrage ny teknologi, nye organisations- og arbejdsformer og skabe et mere udviklende arbejde samt skabe helhedsorienterende, sammenhængende og varierende jobs for medarbejderne.
Da vi fremlagde vores projektidé for vore kolleger, blev den modtaget meget positivt.
Vi havde brug for deres hjælp for at få arbejdsmateriale. De har ydet en stor indsats,  brugt megen tid på at beskrive deres respektive arbejdsområder, så vi har fået et godt udgangspunkt til det videre arbejde med projektet.
Ligeledes har vores institutleder og nogle AC kolleger støttet og vejledt på en positiv måde og det har været meget nyttigt og motiverende for os.
ADMINISTRATIVE FUNKTIONSOMRÅDER
Den nuværende institutadministration er opdelt i følgende funktionsområder:
- generel institutadministration (sekretariatet)
- studieadministration
- økonomiadministration
- institutledelsesadministration